Prestation traitement

L’objectif de cette prestation est de séparer les archives éliminables de celles qui doivent être conservées définitivement, conformément à la règlementation. Les archives définitives seront classées, conditionnées, cotées et inventoriées dans un instrument de recherche conforme aux normes en vigueur.

La prestation de traitement des archives se déroule ainsi :

• Identification des documents légalement éliminables les plus volumineux.
• Rédaction de la liste des archives proposées à l’élimination (bordereau d’élimination) et préparation physique des documents à détruire ;
• Validation de ce bordereau d’élimination par les Archives départementales du Var.
• Classement, conditionnement et cotation des archives devant être conservées définitivement.
• Analyse et description de ces archives dans un instrument de recherche réglementaire.

Ce travail répond à deux objectifs principaux :

• La rapidité de recherche.

La consultation de l’inventaire informatique ou papier permet de trouver le document recherché en quelques minutes, il suffit alors d’en relever la cote (référence composée d’un chiffre, d’une lettre et d’un autre chiffre) et le déplacement en salle archives se limite à la recherche – très rapide – de la boite préalablement identifiée.

• L’optimisation de l’espace dans les locaux de stockage.

Le classement dit « continu » permet de s’affranchir de la traditionnelle organisation par service, qui transforme les salles archives en « gruyères » (chaque service dispose d’un peu d’espace disponible) et qui n’est plus adaptée à la production exponentielle de documents que nous connaissons aujourd’hui. En disposant les boites les unes à la suite des autres, l’espace libre n’est plus morcelé mais concentré, donc disponible immédiatement pour l’ensemble des services.